#Hinweisgeberschutzgesetz
Die wichtige Funktion der Whistleblower.
Jede Unternehmensleitung hat ein vitales Interesse daran, möglichst schnell zu erfahren, wenn Mitarbeiter*innen gegen interne Regeln oder Gesetze verstoßen. Denn Compliance-Verstöße können — je nach Art und Schwere — eine persönliche Haftung der Unternehmensvertreter begründen und Sanktionen gegen das Unternehmen nach sich ziehen. Deshalb führen die meisten gut geführten Unternehmen regelmäßig Kontrollen durch oder lassen sich auditieren, um Schwachstellen und Verstöße aufzudecken und abzustellen. Dies ist zugleich ein integraler Bestandteil jedes #ComplianceManagementSystem(CMS).
Eine zunehmend wichtige Informationsquelle für die Unternehmensleitung sind Hinweisgeber (engl. Whistleblower). Das sind Personen, die offen oder anonym mögliche Compliance-Verstöße von Unternehmensangehörigen an zuständige Stellen melden. Hierbei kann es sich um eigene Mitarbeiter*innen und, aber auch um Externe (z.B. Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner etc.) handeln.
Viele Unternehmen tun sich im praktischen Umgang mit Hinweisgebern schwer. Einerseits fürchten sie Denunziantentum und eine Unternehmenskultur des Misstrauens; zudem gibt es immer wieder Fälle, in denen Hinweisgeber sich unredlich verhalten und das System zu eigenen Zwecken missbrauchen. Andererseits sehen Unternehmen sich zu Recht in der Pflicht, redliche Hinweisgeber, die nach bestem Wissen und Gewissen mögliche Compliance-Verstöße melden, vor Repressalien wie Mobbing und Diskriminierung zu schützen.
Schließlich folgt aus den meisten Hinweisgebermeldungen für die Unternehmen die Pflicht, den möglichen Compliance-Verstoß schnell und professionell aufzuklären. Hierauf sind viele Unternehmen jedoch noch nicht adäquat vorbereitet.
Interne Meldestelle und weitere Pflichten aus dem Hinweisgeberschutzgesetz.
Am 17.12.2021 tritt in Deutschland das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft, mit dem die Whistleblower-Richtlinie (EU) 2019/1937 in deutsches Recht umgesetzt wird. Das neue Gesetz hat weitreichende rechtliche und praktische Konsequenzen für alle Unternehmen ab 50 Beschäftigten. Verstöße gegen einzelne Bestimmungen des Hinweisgeberschutzgesetzes, insbesondere die Behinderung von Meldungen oder die Androhung oder Ergreifung von Repressalien gegen Hinweisgeber, können künftig als Ordnungswidrigkeiten mit Geldbußen bis zu 1 Mio. Euro geahndet werden.
Unternehmen sind zudem künftig verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten und zu betreiben, die verschiedenen gesetzlichen Anforderungen genügen muss (z.B. Entgegennahme von mündlichen und schriftlichen Hinweisen, regelmäßige Schulung der mit dem Betrieb der Meldestelle betrauten Mitarbeiter*innen). Die interne Meldestelle hat verschiedene Aufgaben zu erfüllen, insbesondere die Prüfung der Stichhaltigkeit der eingehenden Meldungen und ggf. die Ergreifung von Folgemaßnahmen wie die Durchführung interner Ermittlungen. Die interne Meldestelle unterliegt zudem strengen Vertraulichkeitspflichten und hat innerhalb vorgegebener Fristen mit dem Hinweisgeber zu kommunizieren. Ein Unternehmen, das entgegen den gesetzlichen Vorgaben keine interne Meldestelle einrichtet, wird zwar nicht sanktioniert; allerdings läuft ein solches Unternehmen Gefahr, dass der Hinweisgeber sich unmittelbar an eine externe Meldestelle des Bundes oder der Länder wendet.
Kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), die mit der Einrichtung und dem Betrieb einer internen Meldestelle überfordert sein können, bietet der Gesetzgeber zwei Erleichterungen: Zum einen können Unternehmen mit 50–249 Beschäftigten aus Gründen der Effizienz und Ressourcenschonung für die Entgegennahme von Meldungen auch eine gemeinsame Stelle betreiben. Zum anderen können die Unternehmen auch Dritte (z.B. externe Anwälte) mit dem Betrieb der eigenen oder gemeinsamen internen Meldestelle beauftragen.
Ihr Hinweisgebersystem mit LUCID.
- Wir verfügen als ehemalige Unternehmensjuristen und Compliance-Officer über langjährige praktische Erfahrung im Umgang mit internen wie externen Hinweisgebern, mit der rechtlichen Prüfung von Hinweisen und mit der Durchführung #interner Untersuchungen im In- und Ausland.
- Wir fungieren für mehrere Unternehmen als Vertrauensanwälte / Ombudsmänner und arbeiten eng mit dem führenden technischen Lösungsanbieter für Hinweisgebersysteme zusammen.
- Wir unterstützen Ihr Unternehmen gerne bei der praktischen Vorbereitung auf das Hinweisgeberschutzgesetz (z.B. durch Prüfung oder Erstellung entsprechender Prozesse, Dokumentation und Kommunikation) und insbesondere bei der Einrichtung und dem Betrieb Ihrer internen Meldestelle.